Privacy Policy ONLOGIST GmbH
Data protection information
In the following, we would like to inform you about the processing of personal data in connection with our website as well as our portal for registered users and the associated app, hereinafter jointly referred to as the "Online Offering".
Controller
ONLOGIST GmbH
Managing Directors: Felix Müller, Moritz Pagendarm
Frankenstraße 29
20097 Hamburg
Phone: +49 (0)40 74 30 51 81
Email: info@onlogist.com
Data Protection Officer
Christoph Curvers, Löwenstraße 7, 20251 Hamburg
Email: datenschutz@onlogist.com
General information
The following notes provide a simple overview of what happens to your personal data when you visit our website or use our online services as a registered user. Personal data is any data that can be used to personally identify you.
How do we collect your data?
Your data is collected, on the one hand, by you providing it to us (e.g. contact form, registration in the portal, contract initiation). Other data is collected automatically, or, where required, following your consent, by our IT systems when you visit our online offering, for example technical data such as browser type, operating system or access time.
What do we use your data for?
Some of the data is collected to ensure error-free provision of our online offering. Further data is processed to analyse user behaviour and to carry out and process the contractual and billing relationships initiated or existing via the portal between the users involved, as well - within the portal - for the AI-supported review of documents and receipts as part of the billing service.
What rights do you have regarding your data?
You have the right at any time to obtain, free of charge, information about the origin, recipients and purpose of your stored personal data (Art. 15 GDPR). You also have a right to rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18) and data portability (Art. 20). You may revoke any consent given at any time with future effect. Furthermore, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority (Art. 77 GDPR).
A.1 Personal data
According to Art. 4(1) GDPR, personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person; an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier, or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
This includes, for example, name, address, telephone number and email address, but also whereabouts, IP address or bank details. When using our portal, we require your name, address and further information for a contract or preliminary contract between us and you, or between the user parties, so that we can provide the requested services.
A.2 Processing of personal data
We process the personal data of our users generally only to the extent that this is necessary for the provision of a functioning online offering and the provision of our content and services. Processing regularly takes place only with your consent as a user, unless storage and processing is permitted by statutory provisions, in particular Art. 6(1)(b), (c) or (f) GDPR.
A.3 Disclosure of personal data to third parties and recipients
Your personal data will only be disclosed if there is a legal basis under data protection law for doing so. Disclosure may in particular take place:
Insofar as we use external service providers who process personal data on our behalf, this is done on the basis of data processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR. These service providers process personal data exclusively in accordance with our instructions and only to the extent necessary to perform their respective services.
ONLOGIST only passes on your data to such private third parties who provide services in the name of and on behalf of ONLOGIST and who are listed in this privacy policy. Our employees and service providers are obliged to maintain confidentiality and to protect the personal and company-related data entrusted to them.
We carefully review, on a case-by-case basis, which third-party services we use and whether personal data is disclosed in the process. We include such processing in this privacy policy in accordance with applicable requirements.
Insofar as we use external processors to provide our platform services - in particular providers of AI-supported processing systems - the disclosure of personal data to these providers is based on data processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR. These providers process your data exclusively in accordance with our instructions and for the purposes we determine. Where this involves a transfer to third countries outside the EU or EEA, we ensure an adequate level of data protection through appropriate safeguards within the meaning of Art. 46 GDPR (in particular EU Standard Contractual Clauses). The relevant providers can be found in the list of recipients under Section I.
A.4 Note on data transfer to the USA and other third countries
We partly use services from providers based outside the European Union or the European Economic Area, or who process data there. Insofar as personal data is transferred to third countries in this context, this is done in compliance with the statutory requirements. Where no adequacy decision exists for the third country concerned, we base the transfer in particular on appropriate safeguards within the meaning of Art. 46 GDPR, namely the European Commission's Standard Contractual Clauses. Where a provider is certified under a recognised data protection framework, the transfer may also be based on this. We would like to point out that, despite contractual and organisational safeguards, a level of data protection equivalent to that within the European Union cannot be guaranteed in all cases of third-country transfers.
A.5 Automatic collection of technical data (server log files)
Each time our online offering is accessed, our system automatically collects data and information from the computer system of the accessing computer. This data is not stored together with other personal data of the user.
The following data is stored for organisational and technical reasons:
• Your IP address
• Browser type and version used
• Your operating system (name, version)
• Your Internet service provider
• Date and time of access
• Websites from which your system accesses our online offering (referrer URL)
• Host name of the accessing computer
• Screen resolution, if applicable
• Names of retrieved files/content
The legal basis for the temporary storage of the data and log files is our legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR. The collection of this data and its storage in log files is technically necessary for the secure and technically required operation of our online offering; there is accordingly no possibility of objection. Technical data is automatically deleted after 30 days.
A.6 General information on the legal bases of data processing
If you have consented to the processing of your personal data, processing takes place on the basis of Art. 6(1)(a) GDPR; where special categories of personal data are processed, additionally on the basis of Art. 9(2)(a) GDPR. Where consent is required for the storage of cookies or access to information on your terminal device, this additionally takes place on the basis of Section 25(1) TDDDG (German Telecommunications-Digital-Services-Data-Protection Act). Where your data is required for the performance of a contract or the implementation of pre-contractual measures, processing takes place on the basis of Art. 6(1)(b) GDPR. Where we are legally obliged to process personal data, this takes place on the basis of Art. 6(1)(c) GDPR. In all other cases, we base processing on our legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR. The following sections provide detailed information on the respective applicable legal basis.
A.7 Purpose
ONLOGIST processes your personal data only for the purposes set out in this notice and on the basis of the respective legal bases indicated.
A.8 Use of AI-supported systems (overview)
We partly use automated systems in the portal that are based on artificial intelligence (AI) technologies. These systems assist us in reviewing documents and receipts as well as in processing billing procedures and the registration of service providers. Their use is subject to applicable data protection requirements and, where relevant, AI law requirements, in particular Regulation (EU) 2024/1689 on artificial intelligence (AI Act). Details on this - purpose, functioning, legal basis and your rights - can be found in Section E.4.
In no case does an AI system make a final decision without human review and control. Final decision-making authority always remains with an ONLOGIST employee or with you as the user.
A.9 Encrypted transmission
In the case of online collection and processing of personal data, information is transmitted in encrypted form (via HTTPS). Our online offering automatically enforces encrypted transmission of all content throughout. Encryption technologies that correspond to the current state of the art are used; security measures are continuously reviewed.
A.10 Storage period (general)
Unless a more specific storage period is stated within this privacy policy, your personal data will remain with us until the purpose of the data processing no longer applies. In the event of a legitimate request for erasure or revocation of consent, your data will be deleted, provided there are no other legally permissible grounds for storage (e.g. tax or commercial law retention periods); in this case, deletion takes place once the grounds no longer apply.
For the provision and delivery of our online offering, we use infrastructure and hosting services from the following technical service providers:
Amazon Web Services (AWS)
The provider is Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxembourg.
When using our online offering, personal data may be processed on AWS servers; personal data may also be transferred to companies affiliated with AWS in third countries. In this case, data transfer is based on EU Standard Contractual Clauses.
The legal basis for the use of hosting and infrastructure services is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the secure, stable and efficient provision of our online offering.
Amazon CloudFront CDN
We use the Amazon CloudFront content delivery network. The provider is also Amazon Web Services EMEA SARL. CloudFront routes the transfer of information between your browser and our online offering via a globally distributed network, thereby increasing availability and performance.
The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the high-performance, stable and secure delivery of our online offering. For data transfer to third countries, see AWS above.
Hetzner
The provider is Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen.
Use is made for the purpose of the secure, stable and efficient provision of our online offering. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR and, insofar as processing is necessary for the performance of contractual services, additionally Art. 6(1)(b) GDPR.
NETWAYS Managed Services GmbH (NMS)
The provider is NETWAYS Managed Services GmbH, Deutschherrnstr. 15-19, 90429 Nuremberg.
When using our online offering, personal data may be processed on NMS servers; personal data may also be transferred to companies affiliated with NMS in third countries. In this case, data transfer is based on EU Standard Contractual Clauses.
The legal basis for the use of hosting and infrastructure services is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the secure, stable and efficient provision of our online offering.
STRATO
The provider is STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. When you visit our online offering, STRATO collects various log files including your IP address. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest lies in the reliable presentation of our online offering.
C.1 Use of cookies
Insofar as cookies or comparable technologies are technically necessary, their use is based on Section 25(2) No. 2 TDDDG. The subsequent processing of personal data is based on Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest lies in the technically error-free and secure provision of our online offering. We only use all non-technically-necessary cookies and comparable technologies on the basis of your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with Section 25(1) TDDDG.
Some cookies are deleted after you close your browser (transient cookies, including session cookies). Other cookies (persistent cookies) remain on your terminal device and allow your browser to be recognised on your next visit. You can set your browser so that you are informed about the setting of cookies, allow cookies only in individual cases, exclude them altogether, or have them automatically deleted when you close your browser. Please note that disabling cookies may impair the functionality of our online offering.
An overview of the cookies used, their providers, purpose and storage period, your current consent status, and the option to revoke your consent with future effect can be found in our cookie notice at https://www.onlogist.com/cookie-erklaerung
C.2 Consent management with Cookiebot
Our online offering uses Cookiebot's consent technology to obtain and document, in a manner compliant with data protection law, your consent to the storage of certain cookies or the use of certain technologies. The provider is Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Copenhagen, Denmark.
When our online offering is accessed, a connection is established to Cookiebot's servers. Cookiebot then stores a cookie in your browser in order to be able to assign consents granted to you or their revocation. The data is stored until you request us to delete it, you delete the Cookiebot cookie yourself, or the purpose no longer applies. Mandatory statutory retention obligations remain unaffected.
The legal basis is Art. 6(1)(c) GDPR, insofar as we are legally obliged to obtain and document consent, and additionally Art. 6(1)(f) GDPR with regard to the legally compliant organisation of our consent management.
Note on scope of application: The analytics, tracking and marketing services described below are used exclusively on the publicly accessible areas of our online offering. These services are not used in the logged-in portal area for registered users, unless otherwise specified below.
Google Tag Manager
We use Google Tag Manager, a service provided by Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, for the technical integration and management of further services and scripts. Google Tag Manager itself does not create user profiles and does not carry out any independent analyses. Insofar as services requiring consent are integrated via Google Tag Manager, this only takes place after your consent; the legal basis in this respect is Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with Section 25(1) TDDDG.
Google Analytics
We use Google Analytics, a service provided by Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, for reach measurement and analysis of the use of our online offering. Google Analytics in particular enables us to evaluate page views, dwell times, the origin of the visit, as well as technical information on the devices and browsers used. Google Analytics uses cookies and comparable technologies to recognise users and devices. The legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with Section 25(1) TDDDG. Consent can be revoked at any time with future effect.
Insofar as personal data is transferred to third countries in connection with the use of Google Analytics, this is done on the basis of appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR.
We have activated IP anonymisation. As a result, your IP address is generally shortened within the EU or EEA prior to any further processing.
Where the "Google Signals" feature is activated, additional aggregated information on cross-device user behaviour, interests and demographic characteristics may be provided. We only receive this information in aggregated form. This, too, is only used on the basis of your consent.
Google Ads, remarketing and conversion tracking
We use Google Ads, a service provided by Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, for performance measurement, audience building and re-engaging users. In particular, cookies, similar technologies and - where used - hashed customer data may be used for this purpose. The legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with Section 25(1) TDDDG.
Meta Pixel, formerly Facebook Pixel, incl. advanced matching
We use Meta technologies for reach measurement, conversion measurement, audience building and re-engaging users. This may involve processing information on visits to our website, devices used, technical identifiers, and - where used - hashed contact information.
The legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with Section 25(1) TDDDG.
Insofar as Meta jointly determines the purposes and means of processing with us in connection with the collection and transmission of data, this constitutes joint controllership pursuant to Art. 26 GDPR; a corresponding controller addendum on joint controllership is in place.
Meta Conversion API, formerly Facebook Conversion API
We use the Meta Conversion API, a service of Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland, to record interactions with our online offering in order to improve the advertising performance of our ads on Facebook and other Meta services. The legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
Meta Custom Audiences, formerly Facebook Custom Audiences
We use Custom Audiences, a service of Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland, to define target audiences (including lookalike audiences) for advertising on Facebook. The legal basis is consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
LinkedIn Insight Tag
We use LinkedIn Insight Tags, a service of LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, D02 AD98, Ireland, to analyse professional details of website visitors registered with LinkedIn, for conversion purposes and for retargeting. The legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
E.1 Processing of your IP address by the web servers
Your IP address is processed insofar as this is technically necessary to deliver the content of our portal to your device and to ensure the security of operations. Storage takes place for the duration of the usage session and, where necessary, additionally in server log files pursuant to Section A.5.
E.2 Registration in the portal
You can register in the portal in order to use its functions. We only use the data entered for the purpose of setting up, providing and managing your user account and for carrying out the respective usage relationship. Mandatory fields must be completed in full; otherwise we will reject the registration. We use the email address provided to inform you of important changes.
The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the usage relationship, if applicable initiation of further contracts). The data is stored for as long as you are registered, and then deleted; statutory retention periods remain unaffected.
E.3 Mobile app - location and movement data
Users of the mobile app give the following consent:
"I agree that ONLOGIST collects location and movement data from my smartphone in order to provide clients with order-related information, such as estimated arrival times and information on driving behaviour."
This consent is voluntary and may be revoked at any time without giving reasons pursuant to Art. 7(3) GDPR. Please note that certain mobile functions of the platform - in particular those that require order-related status and arrival information - cannot be provided without this data processing, so that an order cannot be assigned in this case.
E.4 AI-supported systems in the portal
We use AI-supported functions in the portal to support certain review procedures and processing steps. These systems serve to prepare, structure and plausibility-check information; a final professional decision is not made exclusively by automated means.
E.4.1 AI-supported receipt processing
Process:
Data processed: Date/time of the transaction, location (allows inference of whereabouts), type of service, transaction amount, quantity, name/identification details of the service provider (if included on the receipt).
Purpose: Efficient, low-error and transparent processing of expense reimbursements as part of the billing service.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the usage contract).
Recipient: The provider of the AI model is listed in the list of recipients under Section I; transmission takes place on the basis of a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR.
No fully automated decision (Art. 22 GDPR): The AI output serves exclusively for the pre-filled display; the service provider can fully adjust the data before submission.
Notice pursuant to Art. 50 AI Act: The AI support is recognisable as such in the system; the result can be viewed and adjusted before submission.
E.4.2 AI-supported receipt review on behalf of clients
Process:
Purpose: Automated pre-review of receipts as part of billing control; ensuring correct billing and preventing misuse.
Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (client usage contract/service provider billing relationship), additionally Art. 6(1)(f) GDPR.
Recipient: As per E.4.1. The processed receipt data and review results are made accessible to the respective client as an independently responsible party (Art. 4 No. 7 GDPR) in the context of contract performance.
No binding AI decision: The AI output constitutes a review recommendation, which must always be manually reviewed, adopted or overridden by the client user.
Notice pursuant to Art. 50 AI Act: The pre-review is carried out by an AI system; results are marked as such and do not constitute final findings.
E.4.3 AI-supported review of service provider profiles during registration
Process:
Data processed:
Special categories of data:
Purpose: Ensuring that only suitable, identifiable and reliable service providers operate on the platform; protection of clients and platform integrity.
Legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR for general registration data as well as Art. 10 GDPR in conjunction with national provisions, additionally Art. 9(2)(a) GDPR analogously for certificate-of-good-conduct data.
Recipient: As stated above under E.4.1, data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR; in the case of third-country transfer, safeguards pursuant to Art. 46 GDPR.
No fully automated decision (Art. 22(1) GDPR): The binding decision on activation/rejection is always made by an ONLOGIST employee, who may deviate from the AI recommendation.
You have the right to request at any time that the decision on your profile activation be made exclusively manually by an employee, without involvement of the AI recommendation. Please send requests to service@onlogist.com
Notice pursuant to Art. 50(1) AI Act: The AI system used is to be classified as a high-risk AI system within the meaning of Annex III No. 4 of the AI Act, as it is used in the field of selecting natural persons seeking access to self-employment. As operator pursuant to Art. 3 No. 4 of the AI Act, ONLOGIST ensures that human oversight pursuant to Art. 26 of the AI Act is guaranteed, that the technical documentation and logging obligations of the AI Act are fulfilled, and that a data protection impact assessment (DPIA) pursuant to Art. 35 GDPR has been carried out.
Storage period: Documents uploaded during the registration process are not permanently stored in the AI system after the review is completed. Storage in the ONLOGIST system takes place for the duration of the usage relationship as well as statutory retention periods. Data from the certificate of good conduct is deleted after the review is completed and is not stored permanently.
Asana
We use Asana, a service of Asana Inc., 633 Folsom Street Suite 100, San Francisco, CA 94107-3600, USA, for the internal organisation of workflows and the structured processing of enquiries and matters. Only the personal data required for the respective matter is processed. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR.
Braun Heider GmbH
We use services provided by Braun Heider GmbH, Klingholzstr. 18, 65189 Wiesbaden, for hosting our services as well as for system administration and maintenance of hardware and software. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.
GGW
We use services provided by GGW GmbH, Chilehaus B, Fischertwiete 1, 20095 Hamburg, insofar as this is necessary for handling insurance-related matters or claims. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest lies in the efficient handling of insurance-related matters.
HubSpot CRM
We use HubSpot, a service of HubSpot Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA, to manage contacts, process enquiries and - where activated - to document and evaluate sales- and communication-related interactions. Insofar as cookies or comparable technologies are used in this context, this is based on your consent; otherwise we base processing on Art. 6(1)(b), or in the alternative (f) GDPR.
IDnow
We use services provided by IDnow GmbH, Auenstraße 100, 80469 Munich, for identity verification as part of the registration and approval process, insofar as this is necessary to fulfil statutory requirements. The legal basis is Art. 6(1)(c) GDPR.
Mailchimp
We use Mailchimp, a service of The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA, to send newsletters. The legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
Pingen
We use services provided by Pingen GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zurich, Switzerland, for the postal dispatch of invoices. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest lies in the efficient design of our mailing processes.
RHD Factoring
We use services provided by RHD Rechnungsstelle AG, Am Wall 96-98, 28195 Bremen, insofar as this is necessary for the provision of factoring services for the timely payment of remuneration to service providers. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.
Sisense
We use services provided by Sisense Inc., 1359 Broadway FL 4, New York, NY 10018-8339, USA, to evaluate business metrics and produce reports. Personal data is only processed insofar as this is necessary for the respective analysis; the legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest lies in the need for robust business metrics for company management.
Slack
We use Slack, a service of Slack Technologies Ltd., Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin, Ireland, for internal communication and collaboration among our employees. Personal data is only processed insofar as this is necessary for internal communication. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR.
Smallinvoice
We use Smallinvoice, a service of Lourens Systems GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zurich, Switzerland, for creating and sending invoices. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest lies in the efficient handling of our accounting.
Smashleads
We use Smashleads, a service of smashleads UG (haftungsbeschränkt), Kiebitzweg 5, 50354 Hürth, to generate and manage prospect enquiries. Contact data, communication content and technical usage data may be processed. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; insofar as cookies or comparable technologies are used in this context, this is only done on the basis of your consent.
Teams
We use Teams, a service of Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland, to conduct audio, video and online conferences. Participant master data, technical connection data, communication content and - where used - chat, file and sharing content is processed. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR, insofar as communication takes place in connection with existing or initiated contractual relationships, and additionally Art. 6(1)(f) GDPR. Where a recording or other function requiring consent is used, this is only done on the basis of your consent.
Twilio
We use Twilio, a service of Twilio Inc., 375 Beale St, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA, to send SMS messages to validate mobile phone numbers during the registration process. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.
Zapier
We use Zapier, a service of Zapier Inc., Market St. #62411, San Francisco, CA 94104-5401, USA, for the technical connection, synchronisation and automation of applications, systems and data flows. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest lies in the efficient design of our business processes.
Zendesk
We use Zendesk, a service of Zendesk, Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA, to process user enquiries and chat communication. In doing so, we process the data you provide as part of your enquiry, in particular contact details, the content of your enquiry and - when using the chat function - technical connection data such as your IP address. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR.
Processing of customer and contract data
We collect, process and use personal customer and contract data to establish, structure and amend our contractual relationships. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.
Contact form, telephone, postal and email enquiries
If you contact us by contact form, email, telephone or fax, we store your details, including contact data, to process your enquiry and for any follow-up questions. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR, insofar as the enquiry is related to contract performance or pre-contractual measures; otherwise our legitimate interest in effective processing pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR, whereby our legitimate interest lies in the efficient and traceable processing of enquiries, and, where requested, your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
In the case of telephone contact, your telephone number (if transmitted) is stored as a communication date in the call history and automatically deleted after 90 days; the relevant legal basis is Art. 6(1)(a) or (f) GDPR.
As a general rule, we do not pass on the aforementioned data to third parties without authorisation. Disclosure only takes place if there is a legal basis for doing so, if this is necessary to process your enquiry, or if you have consented.
We process personal data of applicants exclusively for the purpose of conducting the application procedure. This includes, in particular, contact data, communication data, application documents, and interview and evaluation notes, insofar as these are necessary for the decision on establishing an employment relationship. The legal basis is Section 26 BDSG (German Federal Data Protection Act) as well as Art. 6(1)(b) GDPR; where consent has been given, additionally Art. 6(1)(a) GDPR.
In the event of a successful application, the data is stored on the basis of Section 26 BDSG and Art. 6(1)(b) GDPR for the purpose of carrying out the employment relationship.
In the event of a rejection or withdrawal of the application, we generally store your data for up to six months after completion of the application procedure, unless longer storage is permissible on the basis of consent or due to statutory or procedural requirements.
Personal data is disclosed - depending on the processing operation - to the categories of recipients listed below. Insofar as service providers process personal data on our behalf, this is done on the basis of Art. 28 GDPR. Where recipients process data under joint or their own responsibility under data protection law, this is marked accordingly.
I.1 Processors with whom a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded
| Company | Address | Purpose |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxembourg | Hosting/CDN |
| Appsflyer Ltd. | 14 Maskit St, 6th Floor, POB 12371 Herzliya 4673314 Israel | Behavioural and marketing tracking |
| Asana Inc. | 633 Folsom Street Suite 100, San Francisco, CA 94107-3600 USA | Project management |
| Ascentiel International S.L. | C/ Pollensa 2, edificio Artemisa, Of. 15-16 28290 Las Rozas de Madrid Spain | Insurance broker |
| AXA AXA Seguros Generales S.A | Calle Monseñor Palmer, 1 07014 Palma de Mallorca Spain | Motor vehicle liability insurance |
| Baloise Assurance Luxembourg S.A. | 8, rue du Château d'Eau 3364 Leudelange Luxembourg | Motor vehicle liability insurance |
| Braun Heider GmbH | Klingholzstr. 18 65189 Wiesbaden Germany | System administration/IT operations |
| Cloudflare Inc. | 101 Townsend Street San Francisco, CA 94107 USA | Website security plugin |
| Deepl SE | Maarweg 165 50825 Cologne Germany | Translation tool |
| ERGO Versicherung AG | Stresemannstr. 111 10963 Berlin Germany | Liability insurance |
| GGW GmbH | Chilehaus B, Fischertwiete 1 20095 Hamburg Germany | Insurance broker |
| Global Assekuranz Nord GmbH | Friesenweg 24 22763 Hamburg Germany | Insurance broker |
| Google Ireland Limited | Gordon House, Barrow Street, Dublin 4 Ireland | Analytics/marketing/tag manager |
| Hetzner Online GmbH | Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen Germany | Hosting |
| Hubspot Inc. | 25 First Street Cambridge, MA 02141 USA | CRM |
| IDnow GmbH | Auenstraße 100 80469 Munich Germany | Identity verification |
| KASKO Germany UG (haftungsbeschränkt) | Hoheluftchaussee 95 20253 Hamburg Germany | IT agency developing software solutions for insurance and transmitting data |
| LinkedIn Ireland Unlimited Company | Wilton Place Dublin 2, D02 AD98 Ireland | Insight Tag |
| Lourens Systems GmbH | Badenerstrasse 47 8004 Zurich Switzerland | Invoicing (Smallinvoice) |
| Mailchimp (The Rocket Science Group, LLC) | 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA | Newsletter dispatch |
| Meta Platforms Ireland Limited | 4 Grand Canal Square, Dublin 2 Ireland | Meta Pixel/Conversion API/Custom Audiences |
| Microblink LLC Croatia | Strojarska cesta 20 10000 Zagreb Croatia | Driving licence scanning tool |
| Microsoft Corporation | One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA | Teams/various services |
| NETWAYS Managed Services GmbH | Deutschherrnstr. 15-19 90429 Nuremberg | Hosting/CDN |
| Pingen GmbH | Badenerstrasse 47 8004 Zurich Switzerland | Postal dispatch |
| RHD Rechnungsstelle AG | Am Wall 96-98 28195 Bremen Germany | Factoring |
| Sisense Inc. | 1359 Broadway FL 4 NY 10018-8339 USA | Business analytics |
| Slack Technologies Ltd. | Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin Ireland | Internal communication |
| STRATO AG | Otto-Ostrowski-Straße 7 10249 Berlin Germany | Hosting |
| The MSA Group/ MSA MIZAR S.P.A. | Via Sangro 15 20132 Milano Italy | Claims management |
| T-Systems International GmbH | Friedrich-Ebert-Allee 140 53113 Bonn Germany | Hosting |
| Twilio Inc. | 375 Beale St, Suite 300 San Francisco, CA 94105 USA | SMS validation |
| Usercentrics A/S | Havnegade 39 1058 Copenhagen Denmark | Consent management platform (Cookiebot) |
| VIG platform partners GmbH | Schottenring 30 1010 Vienna Austria | Insurance agent |
| Zapier Inc. | Market St. #62411 San Francisco, CA 94104-5401 USA | Tool integration |
| ZENDESK, Inc. | 1019 Market St San Francisco, CA 94103 USA | Support/CRM/chat/telephone system |
I.2 Processors for AI-supported receipt processing/review (Section E.4) and document verification, with whom a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR has been concluded
| Company | Address | Purpose |
|---|---|---|
| OpenAI Ireland Ltd. | 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Ireland | Automated analysis and plausibility checking of receipts and registration documents |
You may revoke consent given at any time via our consent management. You can also restrict or prevent the storage of cookies through the relevant settings in your browser. However, both of the aforementioned measures may impair the functionality of our online offering. As a data subject, you also have the following rights:
Right of access (Art. 15 GDPR)
You have the right to request confirmation from us as to whether personal data concerning you is being processed, as well as access to this data and the further information referred to in Art. 15 GDPR.
Right to rectification (Art. 16 GDPR)
You have the right to demand the immediate rectification of inaccurate data concerning you, as well as the completion of incomplete data.
Right to erasure (Art. 17 GDPR)
You have the right to demand the immediate erasure of data concerning you, provided the requirements of Art. 17 GDPR are met.
Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
Under certain conditions, you have the right to demand the restriction of processing, in particular:
Restricted data will - apart from being stored - only be processed with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims, for the protection of the rights of another natural or legal person, or for reasons of important public interest.
Right to data portability (Art. 20 GDPR)
You have the right to receive the data concerning you that you have provided to us on the basis of consent or in the performance of a contract, in a structured, commonly used, machine-readable format, or to request its transmission to another controller, insofar as technically feasible.
Right to object (Art. 21 GDPR)
You have the right, on grounds relating to your particular situation, to object at any time to the processing of data concerning you which is based on Art. 6(1)(e) or (f) GDPR; this also applies to profiling based on these provisions (Art. 21(1) GDPR). We will then no longer process your data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for processing which override your interests, or the processing serves to establish, exercise or defend legal claims.
If your data is processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time; this also applies to profiling related to such direct marketing (Art. 21(2) GDPR). Following an objection, your data will no longer be used for direct marketing purposes.
Note on Google Analytics: You can object to the collection and use of your data by Google Analytics at any time with future effect: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.
You can also prevent the use of the aforementioned third-party tools by disabling the acceptance of cookies in your browser or by installing a corresponding browser add-on. This may impair your ability to use our online offering.
Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR)
You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work, or place of the alleged infringement, if you consider that the processing infringes the GDPR. This right exists without prejudice to any other administrative or judicial remedy.
The supervisory authority with local jurisdiction for ONLOGIST is:
The Hamburg Commissioner for Data Protection and Freedom of Information
Ludwig-Erhard-Str. 22
20459 Hamburg
Withdrawal of your consent
Where processing is based on your consent, you may withdraw it at any time with future effect. The lawfulness of processing carried out prior to withdrawal remains unaffected.
Provision of personal data
Unless otherwise stated in this privacy policy, you are neither legally nor contractually obliged to provide personal data. However, without the provision of certain data, we may not be able to offer certain functions or services, or only to a limited extent.
We reserve the right to adapt this privacy policy where this becomes necessary due to factual or legal changes. The version published on our online offering shall apply in each case.
If you wish to exercise any right to which you are entitled, please contact the controller named above. To simplify processing, please provide proof of your identity so that we can assign your request to a specific data subject.
Version 1.02, as of: 24 August 2026
This English version is provided for your convenience. In the event of any discrepancy or inconsistency, the German version below shall prevail.
Datenschutzerklärung ONLOGIST GmbH
Datenschutzinformation
Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Internetauftritts sowie unseres Portals für registrierte Nutzer nebst zugehöriger App, nachfolgend gemeinsam „Online-Angebot" genannt.
Verantwortlich
ONLOGIST GmbH
Geschäftsführer: Felix Müller, Moritz Pagendarm
Frankenstraße 29
20097 Hamburg
Telefon: +49 (0)40 74 30 51 81
E-Mail: info@onlogist.com
Datenschutzbeauftragter
Christoph Curvers, Löwenstraße 7, 20251 Hamburg
E-Mail: datenschutz@onlogist.com
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Online-Services als registrierter Nutzer verwenden. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z. B. Kontaktformular, Registrierung im Portal, Vertragsanbahnung). Andere Daten werden automatisch oder, soweit erforderlich, im Anschluss an Ihre Einwilligung beim Besuch unseres Online-Angebots durch unsere IT-Systeme erfasst, so zum Beispiel technische Daten wie Browsertyp, Betriebssystem oder Zugriffszeit.
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung unseres Online-Angebots zu gewährleisten. Weitere Daten werden zur Analyse des Nutzerverhaltens sowie zu Durchführung und Abwicklung der über das Portal angebahnten oder bestehenden Vertrags- und Abrechnungsverhältnisse zwischen den beteiligten Nutzern sowie - im Portal - zur KI-gestützten Prüfung von Dokumenten und Belegen im Rahmen der Abrechnungsdienstleistung verarbeitet.
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sie haben außerdem ein Recht auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).
A.1 Personenbezogene Daten
Gem. Art. 4 Abs. 1 DSGVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Hierunter fallen z. B. Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, aber auch Aufenthaltsort, IP-Adresse oder Bankdaten. Bei der Nutzung unseres Portals benötigen wir Ihren Namen, Ihre Adresse sowie weitere Angaben für einen Vertrag oder Vorvertrag zwischen uns und Ihnen bzw. zwischen den Nutzerparteien, damit wir die gewünschten Dienstleistungen erbringen können.
A.2 Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Online-Angebots, der Bereitstellung unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Ihrer Einwilligung als Nutzer, soweit nicht die Speicherung und Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften, insbes. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO, gestattet ist.
A.3 Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte und Empfänger
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage besteht. Eine Übermittlung kann insbesondere erfolgen:
Soweit wir externe Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO. Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nur in dem Umfang, der zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistungen erforderlich ist.
ONLOGIST gibt Ihre Daten nur an solche privaten Dritte weiter, die im Namen und im Auftrag von ONLOGIST Leistungen erbringen und in dieser Datenschutzerklärung aufgeführt sind. Unsere Mitarbeiter und Dienstleister sind auf die Vertraulichkeit und den Schutz der überlassenen personen- und unternehmensbezogenen Daten verpflichtet.
Wir prüfen im Einzelfall genau, welche Dienste von Drittanbietern wir in Anspruch nehmen und ob dabei eine Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt. Entsprechend nehmen wir diese Datenverarbeitung nach den Vorgaben in dieser Datenschutzerklärung auf.
Soweit wir zur Erbringung unserer Plattformleistungen externe Auftragsverarbeiter einsetzen - insbesondere Anbieter von KI-gestützten Verarbeitungssystemen -, erfolgt die Weitergabe personenbezogener Daten an diese Anbieter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gem. Art. 28 DSGVO. Diese Anbieter verarbeiten Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung und zu den von uns bestimmten Zwecken. Soweit hierbei eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt, stellen wir durch geeignete Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Die betreffenden Anbieter finden Sie in der Empfängerliste unter Abschnitt I.
A.4 Hinweis zur Datenweitergabe in die USA und sonstige Drittstaaten
Wir setzen teilweise Dienste von Anbietern ein, die ihren Sitz in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums haben oder Daten dort verarbeiten. Soweit hierbei personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen. Sofern für das betreffende Drittland kein Angemessenheitsbeschluss besteht, stützen wir die Übermittlung insbesondere auf geeignete Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO, namentlich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Soweit ein Anbieter nach einem anerkannten Datenschutzrahmen zertifiziert ist, kann die Übermittlung auch hierauf gestützt werden. Wir weisen darauf hin, dass bei Drittlandübermittlungen trotz vertraglicher und organisatorischer Schutzmaßnahmen nicht in allen Fällen ein Datenschutzniveau gewährleistet werden kann, das dem in der Europäischen Union entspricht.
A.5 Automatische Erfassung technischer Daten (Server-Logfiles)
Bei jedem Aufruf unseres Online-Angebots erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Folgende Daten werden hierbei aus organisatorischen und technischen Gründen gespeichert:
• Ihre IP-Adresse
• Browsertyp und verwendete Version
• Ihr Betriebssystem (Name, Version)
• Ihr Internet-Service-Provider
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen Ihr System auf unser Online-Angebot gelangt (Referrer-URL)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• ggf. Bildschirmauflösung
• Namen abgerufener Dateien/Inhalte
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Erfassung dieser Daten und deren Speicherung in Logfiles ist für den sicheren und technisch erforderlichen Betrieb unseres Online-Angebots technisch erforderlich; insofern besteht keine Widerspruchsmöglichkeit. Die Löschung technischer Daten erfolgt automatisiert nach 30 Tagen.
A.6 Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Sofern Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, zusätzlich auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Soweit eine Einwilligung in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät erforderlich ist, erfolgt dies zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Sind Ihre Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir rechtlich verpflichtet sind, personenbezogene Daten zu verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. In den übrigen Fällen stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Über die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage informieren die nachfolgenden Abschnitte im Einzelnen.
A.7 Zweckbestimmung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt bei ONLOGIST nur zu den in dieser Erklärung aufgeführten Zwecken auf Grundlage der jeweils angegebenen Rechtsgrundlagen.
A.8 Einsatz KI-gestützter Systeme (Überblick)
Wir setzen im Portal teilweise automatisierte Systeme ein, die auf Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) basieren. Diese Systeme unterstützen uns bei der Prüfung von Dokumenten und Belegen sowie bei der Abwicklung von Abrechnungsvorgängen und der Registrierung von Dienstleistern. Der Einsatz erfolgt nach Maßgabe der anwendbaren datenschutzrechtlichen und, soweit einschlägig, KI-rechtlichen Vorgaben, insbesondere der Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz (KI-VO). Die Einzelheiten hierzu - Zweck, Funktionsweise, Rechtsgrundlage und Ihre Rechte - finden Sie in Abschnitt E.4.
In keinem Fall trifft ein KI-System eine abschließende Entscheidung ohne menschliche Überprüfung und Kontrolle. Die endgültige Entscheidungskompetenz verbleibt stets bei einem Mitarbeiter von ONLOGIST oder bei Ihnen als Nutzer.
A.9 Verschlüsselte Übertragung
Im Falle der Online-Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten werden die Informationen in verschlüsselter Form (per HTTPS) übertragen. Unser Online-Angebot erzwingt automatisch durchgehend eine verschlüsselte Übertragung aller Inhalte. Zum Einsatz kommen Verschlüsselungstechnologien, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen; die Sicherungsmaßnahmen werden fortlaufend überarbeitet.
A.10 Speicherdauer (allgemein)
Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Bei einem berechtigten Löschersuchen oder Widerruf einer Einwilligung werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Speichergründe bestehen (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); in diesem Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall der Gründe.
Für die Bereitstellung und Auslieferung unseres Online-Angebots nutzen wir Infrastruktur- und Hosting-Leistungen der folgenden technischen Dienstleister:
Amazon Web Services (AWS)
Anbieter ist die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg.
Bei Nutzung unseres Online-Angebots können personenbezogene Daten auf den Servern von AWS verarbeitet werden; hierbei können auch personenbezogene Daten an mit AWS verbundene Unternehmen in Drittländern übermittelt werden. Die Datenübertragung wird in diesem Fall auf EU-Standardvertragsklauseln gestützt.
Rechtsgrundlage für den Einsatz von Hosting- und Infrastrukturleistungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots.
Amazon CloudFront CDN
Wir nutzen das Content Delivery Network Amazon CloudFront. Anbieter ist ebenfalls Amazon Web Services EMEA SARL. CloudFront leitet den Informationstransfer zwischen Ihrem Browser und unserem Online-Angebot über ein weltweit verteiltes Netzwerk, wodurch wir Erreichbarkeit und Leistungsfähigkeit erhöhen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der performanten, stabilen und sicheren Auslieferung unseres Online-Angebots. Zur Datenübertragung in Drittländer siehe oben unter AWS.
Hetzner
Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen.
Der Einsatz erfolgt zum Zweck der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, soweit die Verarbeitung für die Durchführung vertraglicher Leistungen erforderlich ist, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
NETWAYS Managed Services GmbH (NMS)
Anbieter ist die NETWAYS Managed Services GmbH, Deutschherrnstr. 15-19 90429 Nürnberg.
Bei Nutzung unseres Online-Angebots können personenbezogene Daten auf den Servern von NMS verarbeitet werden; hierbei können auch personenbezogene Daten an mit NMS verbundene Unternehmen in Drittländern übermittelt werden. Die Datenübertragung wird in diesem Fall auf EU-Standardvertragsklauseln gestützt.
Rechtsgrundlage für den Einsatz von Hosting- und Infrastrukturleistungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots.
STRATO
Anbieter ist die STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Bei Besuch unseres Online-Angebots erfasst STRATO verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der zuverlässigen Darstellung unseres Online-Angebots.
C.1 Verwendung von Cookies
Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien technisch erforderlich sind, erfolgt deren Einsatz auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung unseres Online-Angebots. Alle nicht technisch erforderlichen Cookies und vergleichbaren Technologien setzen wir nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG ein.
Einige Cookies werden nach dem Schließen Ihres Browsers gelöscht (transiente Cookies, inkl. Session-Cookies). Andere Cookies (persistente Cookies) verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen die Wiedererkennung Ihres Browsers beim nächsten Besuch. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben, generell ausschließen oder automatisch beim Schließen des Browsers löschen lassen. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies die Funktionalität unseres Online-Angebots beeinträchtigen kann.
Eine Übersicht der eingesetzten Cookies, deren Anbieter, Zweck und Speicherdauer, Ihren aktuellen Einwilligungsstatus sowie die Möglichkeit, Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, finden Sie in unserer Cookie-Erklärung unter https://www.onlogist.com/cookie-erklaerung
C.2 Einwilligungsverwaltung mit Cookiebot
Unser Online-Angebot nutzt die Consent-Technologie von Cookiebot, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies bzw. zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter ist die Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark.
Bei Aufruf unseres Online-Angebots wird eine Verbindung zu den Servern von Cookiebot hergestellt. Anschließend speichert Cookiebot einen Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen erteilte Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, den Cookiebot-Cookie selbst löschen oder der Zweck entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir rechtlich zur Einholung und Dokumentation von Einwilligungen verpflichtet sind, sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Hinblick auf die rechtssichere Organisation unseres Consent-Managements.
Hinweis zum Anwendungsbereich: Die nachfolgend beschriebenen Analyse-, Tracking- und Marketingdienste setzen wir ausschließlich auf den öffentlich zugänglichen Bereichen unseres Online-Angebots ein. Im eingeloggten Portalbereich für registrierte Nutzer werden diese Dienste nicht eingesetzt, soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt ist.
Google Tag Manager
Wir nutzen den Google Tag Manager, ein Angebot der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, zur technischen Einbindung und Verwaltung weiterer Dienste und Skripte. Der Google Tag Manager selbst erstellt keine Nutzerprofile und führt keine eigenständigen Analysen durch. Soweit über den Google Tag Manager einwilligungspflichtige Dienste eingebunden werden, erfolgt sein Einsatz erst nach Ihrer Einwilligung; Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.
Google Analytics
Wir verwenden Google Analytics, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, zur Reichweitenmessung und Analyse der Nutzung unseres Online-Angebots. Google Analytics ermöglicht uns insbesondere die Auswertung von Seitenaufrufen, Verweildauern, Herkunft des Besuchs sowie technischen Informationen zu den verwendeten Endgeräten und Browsern. Google Analytics verwendet Cookies und vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung von Nutzern und Endgeräten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
Soweit im Rahmen des Einsatzes von Google Analytics personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO.
Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse innerhalb der EU bzw. des EWR grundsätzlich vor einer weiteren Verarbeitung gekürzt.
Sofern die Funktion „Google-Signals“ aktiviert ist, können zusätzliche aggregierte Informationen zu geräteübergreifendem Nutzerverhalten, Interessen und demografischen Merkmalen bereitgestellt werden. Diese Informationen erhalten wir ausschließlich in aggregierter Form. Auch insoweit erfolgt der Einsatz nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
Google Ads, Remarketing und Conversion Tracking
Wir verwenden Google Ads, ein Angebot der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, zur Erfolgsmessung, Zielgruppenbildung und Wiederansprache von Nutzern. Hierzu können insbesondere Cookies, ähnliche Technologien und – soweit eingesetzt – gehashte Kundendaten genutzt werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.
Meta Pixel, vormals Facebook Pixel, inkl. erweitertem Abgleich
Wir verwenden Meta-Technologien zur Reichweitenmessung, Konversionsmessung, Zielgruppenbildung und Wiederansprache von Nutzern. Hierbei können insbesondere Informationen über den Besuch unserer Website, genutzte Endgeräte, technische Kennungen sowie – soweit eingesetzt – gehashte Kontaktinformationen verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.
Soweit Meta im Zusammenhang mit der Erhebung und Übermittlung von Daten gemeinsam mit uns über Zwecke und Mittel entscheidet, besteht insoweit eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO; eine entsprechende Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit (Controller Addendum) liegt vor.
Meta Conversion API, vormals Facebook Conversion API
Wir nutzen die Meta Facebook Conversion API, einen Dienst der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, zur Erfassung von Interaktionen mit unserem Online-Angebot zwecks Verbesserung der Werbeperformance unserer Anzeigen auf Facebook und anderen Meta-Diensten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Meta Custom Audiences, vormals Facebook Custom Audiences
Wir nutzen Custom Audiences, einen Dienst der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, zur Definition von Zielgruppen (inkl. Lookalike Audiences) für Werbung auf Facebook. Rechtsgrundlage ist Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
LinkedIn Insight Tag
Wir nutzen LinkedIn Insight Tags, einen Dienst der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, D02 AD98, Irland, zur Analyse beruflicher Eckdaten von bei LinkedIn registrierten Websitebesuchern, zur Conversion sowie zum Retargeting. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
E.1 Verarbeitung Ihrer IP-Adresse durch die Webserver
Ihre IP-Adresse wird verarbeitet, soweit dies technisch erforderlich ist, um die Inhalte unseres Portals an Ihr Endgerät auszuliefern und die Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten. Eine Speicherung erfolgt für die Dauer der Nutzungssitzung sowie, soweit erforderlich, zusätzlich in Server-Logfiles gemäß Abschnitt A.5.
E.2 Registrierung im Portal
Sie können sich im Portal registrieren, um dessen Funktionen zu nutzen. Die dabei eingegebenen Daten verwenden wir nur zum Zweck der Einrichtung, Bereitstellung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos sowie zur Durchführung des jeweiligen Nutzungsverhältnisses. Pflichtangaben müssen vollständig gemacht werden; andernfalls lehnen wir die Registrierung ab. Wir nutzen die angegebene E-Mail-Adresse, um Sie über wichtige Änderungen zu informieren.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses, ggf. Anbahnung weiterer Verträge). Die Daten werden gespeichert, solange Sie registriert sind, und anschließend gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
E.3 Mobile App - Standort- und Bewegungsdaten
Nutzer der mobilen App erteilen die folgende Einwilligung:
„Ich bin damit einverstanden, dass ONLOGIST Positions- und Bewegungsdaten meines Smartphones erfasst, um den Auftraggebern auftragsbezogene Informationen, wie beispielsweise voraussichtliche Ankunftszeiten und Informationen zum Fahrverhalten, zur Verfügung zu stellen."
Diese Einwilligung ist freiwillig und kann gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass bestimmte mobile Funktionen der Plattform – insbesondere solche, die auftragsbezogene Status- und Ankunftsinformationen voraussetzen – ohne diese Datenverarbeitung nicht zur Verfügung gestellt werden können, so dass eine Auftragsvergabe in diesem Fall nicht erfolgen wird.
E.4 KI-gestützte Systeme im Portal
Wir setzen im Portal KI-gestützte Funktionen ein, um bestimmte Prüfvorgänge und Verarbeitungsschritte zu unterstützen. Die Systeme dienen der Vorbereitung, Strukturierung und Plausibilisierung von Informationen; eine abschließende fachliche Entscheidung erfolgt nicht ausschließlich automatisiert.
E.4.1 KI-gestützte Belegverarbeitung
Ablauf:
Verarbeitete Daten: Datum/Uhrzeit der Transaktion, Ort (Rückschluss auf Aufenthaltsort), Art der Leistung, Transaktionsbetrag, Menge, Name/Identifikationsmerkmale des Dienstleisters (sofern auf dem Beleg vorhanden).
Zweck: Effiziente, fehlerarme und transparente Abwicklung von Auslagenerstattungen als Bestandteil der Abrechnungsdienstleistung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).
Empfänger: Der Anbieter des KI-Modells ist in der Empfängerliste unter Abschnitt I aufgeführt; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines AVV nach Art. 28 DSGVO.
Keine vollautomatisierte Entscheidung (Art. 22 DSGVO): Die KI-Ausgabe dient ausschließlich der vorausgefüllten Darstellung; der Dienstleister kann die Daten vor Einreichung vollständig anpassen.
Hinweis gem. Art. 50 KI-VO: Die KI-Unterstützung ist im System als solche erkennbar; das Ergebnis ist vor Einreichung einsehbar und anpassbar.
E.4.2 KI-gestützte Belegprüfung im Auftrag der Auftraggeber
Ablauf:
Zweck: Automatisierte Vorprüfung von Belegen im Rahmen der Abrechnungskontrolle; Sicherstellung korrekter Abrechnungen und Missbrauchsprävention.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag Auftraggeber/Abrechnungsverhältnis Dienstleister), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Empfänger: Wie E.4.1. Die aufbereiteten Belegdaten und Prüfergebnisse werden dem jeweiligen Auftraggeber als eigenständig Verantwortlichem (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) im Rahmen der Vertragserfüllung zugänglich gemacht.
Keine verbindliche KI-Entscheidung: Die KI-Ausgabe stellt eine Prüfempfehlung dar, die vom Auftraggeber-Nutzer zwingend manuell überprüft, übernommen oder überschrieben werden muss.
Hinweis gem. Art. 50 KI-VO: Die Vorprüfung erfolgt durch ein KI-System; Ergebnisse sind als solche gekennzeichnet und stellen keine abschließenden Feststellungen dar.
E.4.3 KI-gestützte Prüfung von Dienstleisterprofilen bei der Registrierung
Ablauf:
Verarbeitete Daten:
Besondere Datenkategorien:
Zweck: Sicherstellung, dass nur geeignete, identifizierbare und zuverlässige Dienstleister auf der Plattform tätig werden; Schutz der Auftraggeber und der Plattformintegrität.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für allgemeine Registrierungsdaten sowie Art. 10 DSGVO i. V. m. nationalen Vorschriften, ergänzend Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO analog für Führungszeugnis-Daten.
Empfänger: Wie oben unter E.4.1 angegeben, AVV nach Art. 28 DSGVO; bei Drittlandübermittlung Garantien nach Art. 46 DSGVO.
Keine vollautomatisierte Entscheidung (Art. 22 Abs. 1 DSGVO): Die verbindliche Entscheidung über Freischaltung/Ablehnung trifft stets ein Mitarbeiter von ONLOGIST, der von der KI-Empfehlung abweichen kann.
Sie haben das Recht, jederzeit zu verlangen, dass die Entscheidung über Ihre Profilfreischaltung ohne Einbeziehung der KI-Empfehlung ausschließlich manuell durch einen Mitarbeiter getroffen wird. Anfragen bitte an service@onlogist.com
Hinweis gem. Art. 50 Abs. 1 KI-VO: Das eingesetzte KI-System ist als Hochrisiko-KI-System im Sinne von Anhang III Nr. 4 KI-VO einzustufen, da es im Bereich der Selektion natürlicher Personen eingesetzt wird, die Zugang zu selbstständiger Erwerbstätigkeit anstreben. ONLOGIST stellt als Betreiber gem. Art. 3 Nr. 4 KI-VO sicher, dass die menschliche Überwachung gem. Art. 26 KI-VO gewährleistet ist, technische Dokumentations- und Protokollierungspflichten der KI-VO erfüllt werden und eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO durchgeführt wurde.
Speicherdauer: Die im Registrierungsprozess hochgeladenen Dokumente werden nach Abschluss der Prüfung nicht dauerhaft im KI-System gespeichert. Die Speicherung im ONLOGIST-System erfolgt für die Dauer des Nutzungsverhältnisses sowie gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Daten aus dem Führungszeugnis werden nach Abschluss der Prüfung gelöscht und nicht dauerhaft gespeichert.
Asana
Wir nutzen Asana, einen Dienst der Asana Inc., 633 Folsom Street Suite 100, San Francisco, CA 94107-3600, USA, zur internen Organisation von Arbeitsabläufen und zur strukturierten Bearbeitung von Anfragen und Vorgängen. Hierbei werden nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die für die jeweilige Vorgangsbearbeitung erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Braun Heider GmbH
Wir nutzen Services der Braun Heider GmbH, Klingholzstr. 18, 65189 Wiesbaden, zum Hosting unserer Services sowie zur Systemadministration und Wartung von Hard- und Software. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
GGW
Wir nutzen Dienstleistungen der GGW GmbH, Chilehaus B, Fischertwiete 1, 20095 Hamburg, soweit dies zur Bearbeitung versicherungsbezogener Vorgänge oder Schadensfälle erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Abwicklung versicherungsbezogener Sachverhalte.
Hubspot CRM
Wir nutzen HubSpot, einen Dienst der Hubspot Inc., 25 Street, Cambridge, MA 02141, USA, zur Verwaltung von Kontakten, zur Bearbeitung von Anfragen sowie – soweit aktiviert – zur Dokumentation und Auswertung vertriebs- und kommunikationsbezogener Interaktionen. Soweit hierbei Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden erfolgt dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung; im Übrigen stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, hilfsweise lit. f DSGVO.
IDnow
Wir nutzen Dienste der IDnow GmbH, Auenstraße 100, 80469 München zur Identitätsprüfung im Rahmen des Registrierungs- und Zulassungsprozesses, soweit dies zur Erfüllung der Anforderungen gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Mailchimp
Wir nutzen Mailchimp, einen Dienst der The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA, zum Versand von Newslettern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Pingen
Wir nutzen Dienstleistungen der Pingen GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zürich, Schweiz, zum postalischen Versand von Rechnungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Gestaltung unserer Versandprozesse.
RHD Factoring
Wir nutzen Dienstleistungen der RHD Rechnungsstelle AG, Am Wall 96-98, 28195 Bremen, soweit dies für die Erbringung von Factoring-Dienstleistungen zur zeitnahen Auszahlung von Vergütungen an Dienstleister erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Sisense
Wir nutzen Dienste der Sisense Inc., 1359 Broadway FL 4, New York, NY 10018-8339, USA zur Auswertung betrieblicher Kennzahlen und zur Erstellung von Reportings. Hierbei werden personenbezogene Daten nur verarbeitet, soweit dies für die jeweilige Analyse erforderlich ist; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Notwendigkeit belastbarer betrieblicher Kennzahlen für die Unternehmensführung.
Slack
Wir nutzen Slack, einen Dienst der Slack Technologies Ltd., Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin, Irland, für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter. Dabei werden personenbezogene Daten nur verarbeitet, soweit dies im Rahmen der internen Kommunikation erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Smallinvoice
Wir nutzen Smallinvoice, einen Dienst der Lourens Systems GmbH, Badenerstrasse 47, 8004 Zürich, Schweiz, zu Erstellung und zum Versand von Rechnungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Abwicklung unseres Rechnungswesens.
Smashleads
Wir verwenden Smashleads, einen Dienst der smashleads UG (haftungsbeschränkt), Kiebitzweg 5, 50354 Hürth, zur Generierung und Verwaltung von Interessentenanfragen. Dabei können Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; soweit hierbei Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, so erfolgt dies nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
Teams
Wir nutzen Teams, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland zur Durchführung von Audio-, Video- und Online-Konferenzen. Dabei werden Bestandsdaten von Teilnehmern, technische Verbindungsdaten, Kommunikationsinhalte sowie – soweit genutzt – Chat-, Datei- und Freigabeinhalte verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation im Zusammenhang mit bestehenden oder angebahnten Vertragsverhältnissen erfolgt, sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Aufzeichnung oder eine sonstige zustimmungsbedürftige Funktion genutzt wird, erfolgt dies nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
Twilio
Wir nutzen Twilio, einen Dienst der Twilio Inc., 375 Beale St, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA, zum Versand von SMS zur Validierung von Mobiltelefonnummern während des Registrierungsprozesses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Zapier
Wir nutzen Zapier, einen Dienst der Zapier Inc., Market St. #62411, San Francisco, CA 94104-5401, USA zur technischen Verbindung, Synchronisierung und Automatisierung von Anwendungen, Systemen und Datenflüssen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Gestaltung unserer Geschäftsprozesse.
Zendesk
Wir nutzen Zendesk, einen Dienst der Zendesk, Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA, zur Bearbeitung von Nutzeranfragen und der Chat-Kommunikation. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen im Rahmen Ihrer Anfrage angegebenen Daten, insbesondere Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Anfrage sowie – bei Nutzung der Chatfunktion – technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Verarbeitung von Kunden- und Vertragsdaten
Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung unserer Vertragsbeziehungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Kontaktformular, telefonische, postalische und E-Mail-Anfragen
Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, speichern wir Ihre Angaben inklusive Kontaktdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für etwaige Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt; im Übrigen unser berechtigtes Interesse an effektiver Bearbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei unser berechtigtes Interesse in der effizienten und nachvollziehbaren Bearbeitung von Anfragen besteht, ferner, soweit abgefragt, Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Bei telefonischer Kontaktaufnahme wird Ihre Telefonnummer (soweit übermittelt) als Kommunikationsdatum in der Anrufhistorie gespeichert und automatisch nach 90 Tagen gelöscht; diesbezügliche Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. f DSGVO.
Die vorgenannten Daten geben wir grundsätzlich nicht unbefugt an Dritte weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerbern ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Hierzu gehören insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen sowie Gesprächs- und Bewertungsvermerke, soweit diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit eine Einwilligung erteilt wurde, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Bei erfolgreicher Bewerbung werden die Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert.
Im Falle einer Absage oder Rücknahme der Bewerbung speichern wir Ihre Daten grundsätzlich für bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit keine längere Speicherung aufgrund einer Einwilligung oder wegen gesetzlicher oder prozessualer Erfordernisse zulässig ist.
Personenbezogene Daten werden – je nach Verarbeitungsvorgang – an die nachfolgend genannten Kategorien von Empfängern übermittelt. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO. Soweit Empfänger Daten in gemeinsamer oder eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeiten, ist dies entsprechend gekennzeichnet.
I.1 Auftragsverarbeiter, mit denen ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurde
| Unternehmen | Anschrift | Zweck |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg | Hosting/CDN |
| Appsflyer Ltd. | 14 Maskit St,6th Floor,POB 12371 Herzliya 4673314 Israel | Behavioral und Marketing Tracking |
| Asana Inc. | 633 Folsom Street Suite 100, San Francisco, CA 94107-3600 USA | Projektmanagement |
| Ascentiel International S.L. | C/ Pollensa 2, edificio Artemisa, Of. 15-16 28290 Las Rozas de Madrid Spanien | Versicherungsmakler |
| AXA AXA Seguros Generales S.A | Calle Monseñor Palmer, 1 07014 Palma de Mallorca Spanien | Kfz-Haftpflicht Versicherung |
| Baloise Assurance Luxembourg S.A. | 8, rue du Château d'Eau 3364 Leudelange Luxemburg | Kfz-Haftpflicht Versicherung |
| Braun Heider GmbH | Klingholzstr. 18 65189 Wiesbaden Deutschland | Systemadministration/IT-Betrieb |
| Cloudflare Inc. | 101 Townsend Street San Francisco, CA 94107 USA | Sicherheitsplugin für Website |
| Deepl SE | Maarweg 165 50825 Köln Deutschland | Übersetzungs-Tool |
| ERGO Versicherung AG | Stresemannstr. 111 10963 Berlin Deutschland | Haftpflicht Versicherung |
| GGW GmbH | Chilehaus B, Fischertwiete 1 20095 Hamburg Deutschland | Versicherungsmakler |
| Global Assekuranz Nord GmbH | Friesenweg 24 22763 Hamburg Deutschland | Versicherungsmakler |
| Google Ireland Limited | Gordon House, Barrow Street, Dublin 4 Irland | Analytics/Marketing/Tag Manager |
| Hetzner Online GmbH | Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen Deutschland | Hosting |
| Hubspot Inc. | 25 First Street Cambridge, MA 02141 USA | CRM |
| IDnow GmbH | Auenstraße 100 80469 München Deutschland | Identitätsfeststellung |
| KASKO Germany UG (haftungsbeschränkt) | Hoheluftchaussee 95 20253 Hamburg Deutschland | IT-Agentur, die Softwarelösungen für Versicherungen baut und Daten übermittelt |
| LinkedIn Ireland Unlimited Company | Wilton Place Dublin 2, D02 AD98 Irland | Insight Tag |
| Lourens Systems GmbH | Badenerstrasse 47 8004 Zürich Schweiz | Rechnungsstellung (Smallinvoice) |
| Mailchimp (The Rocket Science Group, LLC) | 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA | Newsletter-Versand |
| Meta Platforms Ireland Limited | 4 Grand Canal Square, Dublin 2 Irland | Meta Pixel/Conversion API/Custom Audiences |
| Microblink LLC Croatia | Strojarska cesta 20 10000 Zagreb Kroatien | Tool zum Scannen von Führerschein |
| Microsoft Corporation | One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA | Teams/diverse Dienste |
| NETWAYS Managed Services GmbH | Deutschherrnstr. 15-19 90429 Nürnberg | Hosting/CDN |
| Pingen GmbH | Badenerstrasse 47 8004 Zürich Schweiz | Postversand |
| RHD Rechnungsstelle AG | Am Wall 96-98 28195 Bremen Deutschland | Factoring |
| Sisense Inc. | 1359 Broadway FL 4 NY 10018-8339 USA | Business Analytics |
| Slack Technologies Ltd. | Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin Irland | Interne Kommunikation |
| STRATO AG | Otto-Ostrowski-Straße 7 10249 Berlin Deutschland | Hosting |
| The MSA Group/ MSA MIZAR S.P.A. | Via Sangro 15 20132 Milano Italien | Schadenmanagement |
| T-Systems International GmbH | Friedrich-Ebert-Allee 140 53113 Bonn Deutschland | Hosting |
| Twilio Inc. | 375 Beale St, Suite 300 San Francisco, CA 94105 USA | SMS-Validierung |
| Usercentrics A/S | Havnegade 39 1058 Kopenhagen Dänemark | Consent-Management Platform (Cookiebot) |
| VIG platform partners GmbH | Schottenring 30 1010 Wien Österreich | Versicherungsagent |
| Zapier Inc. | Market St. #62411 San Francisco, CA 94104-5401 USA | Tool-Integration |
| ZENDESK, Inc. | 1019 Market St San Francisco, CA 94103 USA | Support/CRM/Chat/ Telefonanlage |
I.2 Auftragsverarbeiter für die KI-gestützte Belegverarbeitung/-prüfung (Abschnitt E.4) und Dokumentenprüfung, mit denen ein AVV gem. Art. 28 DSGVO geschlossen wurde
| Unternehmen | Anschrift | Zweck |
|---|---|---|
| OpenAI Ireland Ltd. | 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland | Automatisierte Analyse und Plausibilitätsprüfung von Belegen und Registrierungsdokumenten |
Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit über unser Consent-Management widerrufen. Darüber hinaus können Sie die Speicherung von Cookies durch entsprechende Einstellungen Ihres Browsers einschränken oder verhindern. Beide vorgenannten Maßnahmen können jedoch die Funktionalität unseres Online-Angebots beeinträchtigen. Als betroffene Person stehen Ihnen zudem folgende Rechte zu:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, sowie Auskunft über diese Daten und die in Art. 15 DSGVO genannten weitergehenden Informationen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Sie betreffender Daten zu verlangen, sofern die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, insbesondere:
Eingeschränkte Daten werden - von der Speicherung abgesehen - nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Rechtsverfolgung, zum Schutz Dritter oder aus wichtigem öffentlichem Interesse verarbeitet.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns auf Grundlage einer Einwilligung oder in Vertragserfüllung bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit technisch machbar.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO gestützt ist, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für hierauf gestütztes Profiling (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Rechtsverfolgung.
Werden Ihre Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für damit verbundenes Profiling (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Nach Widerspruch werden Ihre Daten nicht mehr zu Direktwerbungszwecken verwendet.
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Version 1.02, Stand: 24.08.2026